La clave para comunicar eficazmente
El riesgo de no conectar con tu audiencia y el principio básico para hacerlo
¡Hola, soy Omar! 👋 Esta es la primera edición gratuita de Comunicar mejor de Apuntes de producto. Aquí exploro cómo mejorar nuestra comunicación para un mayor impacto, tanto como profesionales de producto como personalmente.
Tiempo de lectura estimado: 7 minutos.
¿Alguna vez has preparado una presentación clave y, aunque conocías el tema y te preparaste, tu mensaje no tuvo el impacto que esperabas?
Aunque no escribas una newsletter o crees contenido en redes sociales, como profesional de producto comunicas constantemente y tienes una audiencia con la que conectar.
Hoy te comparto:
Una historia personal que me enseñó una lección sobre la importancia de conectar mejor con la audiencia.
Los problemas de no comunicar eficazmente.
La base sobre la que construir cualquier mensaje.
Un enfoque práctico para mejorar tu comunicación en cinco pasos.
¡Vamos a ello!
Mi experiencia con un cliente del IBEX 35
Hace once años empecé mi carrera profesional ayudando a Telefónica a idear, definir, lanzar y crecer un nuevo servicio para empresas de gestión de vulnerabilidades. Este servicio es hoy una pieza clave de su catálogo de soluciones y servicios de ciberseguridad.
Un día mi responsable se acercó a mi escritorio y me propuso un desafío inesperado:
—El responsable de seguridad de un gran banco quiere conocer cómo podría proteger su infraestructura tecnológica ante ciberataques y nos ha invitado a pasarnos por su oficina mañana. ¿Te gustaría hacer la presentación del producto? —me preguntó.
Acepté motivado la propuesta y me metí de lleno en la preparación:
Cree un discurso
Diseñé unas diapositivas con la propuesta de valor del servicio beneficios, casos de uso y funcionalidades clave
Preparé una demostración del producto para hacerla en vivo
Redacté un listado de las funcionalidades que añadiríamos pronto
Practiqué varias veces el discurso
Al día siguiente, tras finalizar la presentación y para mi sorpresa, vi que la cara del responsable de seguridad no reflejaba ninguna emoción.
En aquella sala me invadió una sensación de inquietud. Apenas hubo preguntas sobre la presentación que acababa de hacer ni de nuestro producto.
Tras unos segundos en absoluto silencio comenzó, sin preguntarle, a hablarnos de los desafíos a los que se enfrentaba en su día a día como responsable de seguridad de aquel banco.
¿Qué había pasado?
A pesar de tener un buen producto y de preparar (lo que consideraba) una buena presentación, aquel día no logré conectar con lo que realmente importaba al cliente.
Aquella experiencia me enseñó un principio clave para comunicar eficazmente.
Stephen R. Covey ya había escrito sobre ello hace tiempo:
Procura primero comprender, después ser comprendido.
El problema de no comunicar eficazmente
Ingeniería, ventas, marketing, legal, finanzas, operaciones, clientes, usuarios, colegas de producto… ¿Has pensado cuánto tiempo dedicas cada día como profesional de producto a comunicarte con personas de diferentes áreas?
De poco sirve echar horas trabajando duro y cultivar una mentalidad de producto, haciendo cursos, leyendo libros sobre frameworks, blogs y newsletters, escuchando pódcast, etc. si no somos capaces de comunicar eficazmente.
Según el informe State of Business Communication, los 1255 profesionales encuestados invierten semanalmente, de media, unas 11 horas en reuniones y 19 horas en comunicación escrita.
En todo el tiempo que dedicas cada día a comunicarte, imagina cuántas veces tu comunicación puede provocar confusión, indiferencia o frustración.
Esto tiene un alto coste, pudiendo generar:
Desalineamiento
Malentendidos
Estrés
Insatisfacción
Retrasos que frenan el progreso de la empresa
Además, debilita la confianza de nuestro liderazgo y crecimiento profesional.
El primer paso para comunicar eficazmente
Antes de empezar a construir la casa por el tejado, entrando en detalle de técnicas concretas para comunicar eficazmente, conviene conocer un principio básico sobre el que construir nuestra comunicación. Da igual el interés que tengas, ya sea informar, persuadir, convencer, motivar, etc.
Ya sabemos que lanzar una nueva funcionalidad, producto o un MVP al mercado no es ni de lejos el éxito que buscamos. Más de un tercio de las startups que fallan lo hacen por falta de encaje con el mercado.
De la misma forma, el éxito en nuestra comunicación no es simplemente “el delivery” de nuestro mensaje, por mucha intención y preparación que tenga detrás.
El ego es nuestro enemigo, nunca mejor dicho. Nos hace creer que lo que queremos comunicar y que consideramos importante, lo será de la misma forma para nuestra audiencia, como ocurrió con aquella presentación.
Prepárate para equivocarte y aplica principios de producto.
Para idear y diseñar un producto digital, necesitamos empatizar con nuestros usuarios objetivo y a la hora de crear y transmitir un mensaje, necesitamos previamente conocer a nuestra audiencia para adaptar el mensaje a sus intereses.
En cierto sentido sólo hay un error que mata a las startups: no hacer algo que los usuarios quieren. Si haces algo que los usuarios quieren, probablemente vas a estar bien, sin importar si haces o dejas de hacer algo. Y si no haces algo que los usuarios quieren, entonces estás muerto, sin importar cualquier otra cosa que hagas o dejes de hacer.
The 18 Mistakes That Kill Startups, Paul Graham.
Conoce qué interesa y motiva a tu audiencia
Antes de que llegara el verano me formé con Fernando Miralles, campeón de España de oratoria por Toastmasters Internacional, para seguir mejorando mi comunicación.
Durante uno de los talleres, Fernando mencionó algo que Dale Carnegie, autor del libro Cómo ganar amigos e influir sobre las personas, ya había escrito hace décadas: “la gente se interesa sobre todo en sí misma”.
A tu audiencia le interesa saber cómo lo que le estás contando le puede ayudar a conseguir un objetivo, a abordar un reto, a progresar en su carrera, a obtener mejor salario, reputación, etc.
¿Por qué debería prestar atención en tu mensaje?
Aquel responsable de seguridad quería mejorar su día a día, no quería escuchar beneficios ni casos de uso genéricos de un producto. Quería saber cómo resolver su problema concreto.
Antes de preparar lo que quieres comunicar en tu próximo correo, reunión, presentación de resultados, formación, etc. ¿Sabes qué quiere tu audiencia de forma egoísta?
Los oradores que no logran captar ese esencial egocentrismo de sus oyentes se verán pronto frente a un público impacientado, que da muestras de aburrimiento, se fija en la hora, y dirige ansiosas miradas hacia la puerta.
Dale Carnegie en El camino fácil y rápido para hablar eficazmente.
Aplica pensamiento de diseño para mejorar tu comunicación
En producto tenemos interiorizado usar design thinking para la innovación y la resolución de problemas, partiendo desde la comprensión de las necesidades de los usuarios.
A veces se nos olvida utilizarlo en otros entornos, como nuestro propio crecimiento personal y profesional.
Así es como lo he aplicado en esta edición de Apuntes de Producto y que te animo a probar en tus próximas comunicaciones.
1. Empatiza
Aprovecha cada oportunidad para conocer un poco más a las personas con las que te comunicas habitualmente y sus intereses. No hace falta que les hagas entrevistas formales o encuestas.
No des nada por hecho. Simplemente fíjate en las preguntas que hacen y dónde pone mayor foco en diferentes conversaciones. ¿Qué les preocupa en su día a día? ¿Qué información es más relevante para ellas?
Aplicación práctica
Para esta edición quería abordar un problema común que he identificado hablando con otros colegas de producto, leyendo otras publicaciones y en mentorías. Como profesionales de producto es agotador y frustrante pasar gran parte de la jornada comunicando y no crear el impacto que buscamos.
2. Define
Analiza y sintetiza todas las observaciones que vayas realizando para definir claramente el tipo de problema o necesidad que necesita resolver cada persona con la que te comunicas.
No confíes en tu memoria. Utiliza cualquier herramienta para almacenar esta información (Excel, Google Sheets, Notion, cuaderno físico, …) para volver a ella cuando lo necesites.
Aplicación práctica
Algo que interesa a mis suscriptores es seguir creciendo personal y profesionalmente como profesionales de producto. Concretamente, les podría preocupar lograr un mayor impacto con sus comunicaciones diarias, ya sea con stakeholders, clientes, componentes del equipo, etc.
3. Idea
Sabiendo a quién te vas a dirigir en la próxima reunión, formación, etc. y su necesidad o deseo que quieren ver resuelta, utiliza tu creatividad para crear tus mensajes.
¿Qué es lo que quieres que recuerden? ¿Qué quieres que tu audiencia piense, sienta o haga después de escucharte?
Aplicación práctica
He pensado que podría tener sentido crear una nueva categoría en Apuntes de Producto. La idea es abordar no solo con teoría, sino con diferentes enfoques prácticos sobre cómo mejorar nuestra comunicación para hacer nuestro complicado día a día más sencillo.
Es decir, crear un contenido por el que podrían sentir interés en poner en práctica por si mismos.
4. Prototipa
Haz un borrador en un documento digital o a papel y boli. Esquematiza los puntos clave quieres comunicar. ¿Puede encajar con los intereses egoistas de tu audiencia? Si no lo ves claro, sigue iterando.
Aplicación práctica
Para esta newsletter hice barios borradores de estructura del contenido. Al final me basé en una estructura conocida y probada. Te la contaré en otra edición.
5. Prueba
Prueba tu mensaje con la audiencia, recoge datos y ajusta para la siguiente ocasión. Escucha y observa sus preguntas, comentarios y reacciones ¿Muestran interés? ¿Qué preguntas hacen? ¿Asienten o se mantienen indiferentes?
Aplicación práctica
Me gustaría seguir profundizando sobre comunicación en futuras ediciones. ¿Tiene sentido que invierta esfuerzo en ella? ¿Resuena en mi audiencia? Lanzaré esta edición antes de hacer una serie completa y seguiré probando para ajustar el contenido a sus intereses.
Conclusiones
La comunicación efectiva es una habilidad crucial para los profesionales de producto: la falta de comunicación efectiva no solo frena la capacidad de generar impacto en la empresa en la que trabajamos, sino que también limita nuestro crecimiento personal y profesional.
Empatiza con tu audiencia: mejorar nuestra comunicación depende, en gran medida, de nuestra capacidad para empatizar. Entiende y adapta tus mensajes a los intereses y necesidades de la audiencia en cada momento.
Podemos aplicar los principios de Design Thinking para mejorar nuestra comunicación:
Empatiza (continuamente)
Conoce a tu audiencia
Observa sus preocupaciones e intereses
Define
Analiza y sintetiza tus observaciones
Define claramente las necesidades de tu audiencia
Idea
Crea mensajes que respondan a esas necesidades
Piensa en el impacto que quieres lograr
Prototipa
Haz borradores rápidos de tu comunicación
Esquematiza los puntos clave, no lo dejes al azar
Prueba
Presenta tu mensaje a la audiencia
Observa, recoge feedback y ajusta para la próxima ocasión
Recursos adicionales interesantes 🧠
Why Start-ups Fail, Harvard Business Review.
The Best Public Speakers Put the Audience First, Harvard Business Review.
Si te ha gustado esta newsletter, te animo a darle 🩶 y si conoces a alguien que quiera mejorar su comunicación y crees que le puede interesar, te animo a compartirla.
Que tengas un buen día.
Omar.